GDPR
· Hvordan vi tar vare på våre brukere.
Som ordre- og faktureringsprogram benyttes det Visma eAccount. En «sky» -løsning for innlegging av ordre og kundeinformasjon som er nødvendig for at et salg-/eller utleieforhold kan aktiveres.
Visma AS har utarbeidet en egen GDPR for lagring og ivaretakelse av kundedata.
Kundedata er lagret i eAccount regnskapsprogram hos Visma AS i egen sky som en nødvendighet for å opprette ordre.
Videre er fakturakopier som følge av Norsk lov om oppbevaring av regnskapsdokumenter, innlåst på kveldstid i egne permer sortert på fakturanummer.
Oppbevaring av fakturakopier skal være 5 år.
I kunderegisteret blir det lagret følgende opplysninger:
- Kundenavn
- Kundeadresse
- Postnummer og poststed
- Telefonnummer
For bedriftskunder blir det i tillegg lagret:
- Organisasjonsnummer
- Epost adresse
- Kontaktperson(er)
VISMA
eAccount regnskapsprogram benyttes, og lagres i egen VISMA sky .
· Dine rettigheter
- Du kan som kunde, når som helst be oss utlevere informasjon om deg på hva som er lagret. Enten sende oss en epost på «gdpr@wilhelmsenutleie.no» eller ta kontakt med oss i butikken. Gyldig legitimasjon / identifikasjon må fremvises før innsyn kan gis.
- Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.
- Avvikshåndtering og rapportering
Vårt interne datasystem består av 1 stk bærbar pc samt 1 stk skriver/skanner.
Lokal pc vil til enhver tid ha oppdatert antivirus installert samt aktiv og oppdatert brannvegg internt både på pc og Internett ruter fra ICE.NET.
Alle personopplysninger blir lagret i Sky hos VISMA AS, som har utarbeidet sin egen GDPR dersom uautorisert tilgang blir benyttet (hacking).
Den kan lastes ned/leses her: https://www.visma.com/privacy-statement/norway/
- Rutiner for å hente ut- eller fjerne persondata
Hente ut:
Ønsker en kunde sine opplysninger overlevert, går vi inn i Visma eAccount kundedatabase i Visma eAccount og søker vedkommende opp på kundenavn.
Personinformasjon samt eventuelt oversikt over alle tilhørende ordre blir overlevert mot fremvisning av gyldig legitimasjon.
Slette:
Ønsker en kunde å bli slettet i vårt kunderegister, søker vi opp kunden i Visma eAccount på kundenavn, og sletter all informasjon i kunderegisteret.
Tilhørende ordre vil ikke bli slettet da dette er underlagt bokføringsloven.
· Hvordan kontakte oss
Wilhelmsen Utleie AS består av ett Norsk aksjeselskap, og holder til i Rælingen
Man kan nå oss pr brev, e-post eller telefon.
Adresse: Nylandsvegen 46, 2008 Fjerdingby
Epost: gdpr@wilhelmsenutleie.no